Zielbild & Roadmap für das IT-Asset-Management

Ausgangslage

Ein international tätiges Familienunternehmen hatte vier IT-Initiativen gleichzeitig gestartet: die Einführung von LeanIX für das Enterprise Architecture Management, den Aufbau eines vollständigen Anwendungsverzeichnisses, die Weiterentwicklung des Freigabeprozesses für neue Anwendungen von einer Checkliste zu einem verbindlichen Verfahren sowie den Ausbau des IT-Asset-Managements in einer zentralen Konfigurationsdatenbank (CMDB) in ServiceNow. Zusätzlich mussten Maßnahmen aus einem Audit in die Planung einfließen.

Jede Initiative war für sich sinnvoll und fachlich gut aufgestellt. Es fehlte jedoch eine gemeinsame Steuerung. Die Folge waren Parallelaktivitäten, unklare Verantwortlichkeiten und offene Grundsatzfragen, etwa welches System welche Daten führt und wo die Anwendungssicht endet und die technische Assetsicht beginnt.

Meine Rolle & Verantwortung

Als Lead Enterprise Architect verantwortete ich die Herleitung des Zielbilds und der Umsetzungs-Roadmap, unterstützt von einer Kollegin für Projektmanagement und Business-Analyse. Ich führte die Interviews, analysierte Systeme und Dokumente und stimmte die Ergebnisse mit IT-Leitung, Enterprise Architecture, Informationssicherheit und dem ServiceNow-Team ab. Die Architekten und Verantwortlichen auf Kundenseite habe ich dabei eng eingebunden und im Umgang mit dem Zielbild und den Entscheidungsvorlagen begleitet.

Vorgehen & Methodik

Das Zielbild entstand in drei Phasen. Zuerst haben wir die laufenden Initiativen validiert, Abhängigkeiten und Überschneidungen sichtbar gemacht und ein erstes Gesamtbild mit den zentralen Beteiligten abgestimmt. Grundlage waren rund 50 konsolidierte Befunde aus Interviews, System- und Dokumentenanalysen. Im zweiten Schritt habe ich das Zielbild in drei Ebenen entwickelt: Systeme und Integration, Organisation und Rollen sowie Prozesse. Im dritten Schritt wurde es gemeinsam mit den Entscheidern geprüft, priorisiert und in eine Roadmap überführt.

Vier Leitprinzipien gaben die Richtung vor: Grundlagen vor Skalierung, spätere Anforderungen früh mitdenken, Anwendungs- und Assetsicht klar trennen und gezielt verzahnen sowie Technik erst nach der fachlichen Zieldefinition.

Ergebnis & Kundenwert

Das Unternehmen verfügt über ein abgestimmtes Zielbild, das für jede Datenklasse genau ein führendes System festlegt: LeanIX für die fachliche Sicht auf Anwendungen und Geschäftsfähigkeiten, die CMDB in ServiceNow für die technischen Assets und die automatische Inventarisierung als reinen Datenlieferanten. Ein Rollenmodell mit Gremium für Architekturentscheidungen, einer verantwortlichen Rolle für das Anwendungsportfolio und verbindlicher Anwendungsverantwortung ersetzt die bisherige Abhängigkeit von Einzelpersonen. Neue Anwendungen durchlaufen künftig einen einzigen Eingang mit risikobasierten Freigabestufen – von der Anfrage bis zur Außerbetriebnahme.

Die vier bestehenden Initiativen wurden neu ausgerichtet und in sechs Zielbild-Initiativen geschnitten, die jede identifizierte Lücke genau einmal adressieren. Eine Roadmap in drei Wellen legt die verbindliche Reihenfolge fest. Dadurch ließen sich Fehlentwicklungen frühzeitig stoppen, etwa die technische Anbindung der Inventarisierung, bevor Datenmodell und Betriebsmodell geklärt sind.

• Abgestimmtes Zielbild in drei Ebenen als Entscheidungsgrundlage für das Management
• Ein führendes System je Datenklasse, doppelte Datenpflege vermieden
• Rollen mit klarem Mandat statt Abhängigkeit von Einzelpersonen
• Sechs Initiativen und Roadmap in drei Wellen mit verbindlicher Reihenfolge